Frank Josua Schüppel
Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Die Kosten einer solchen Dienstreise werden in den meisten Fällen vom Arbeitgeber übernommen – dazu verpflichtet ist der Arbeitgeber allerdings nicht. Wenn die Kosten übernommen werden, können sie anschließend vom Arbeitgeber steuerlich geltend gemacht werden.
Sollte es vertraglich so geregelt sein, dass die Kosten vom Arbeitnehmer selbst übernommen werden müssen, können sie in der persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten ebenfalls steuerlich abgesetzt werden. Bei der Absetzung von Kosten für Dienstreisen gibt es allerdings sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einiges zu beachten.
1. Was gilt als Dienstreise?
Als Dienstreise gilt eine berufliche Auswärtstätigkeit. Diese berufliche Auswärtstätigkeit besteht, wenn vorübergehend nicht von der ersten Arbeitsstelle oder der eigenen Wohnung aus gearbeitet wird. Zu einer Dienstreise können also neben klassischen Reisen, die sich über ein oder mehrere Tage erstrecken, auch Fahrten zu Kunden, Besuche von Fortbildungen sowie Besorgungen für das Unternehmen zählen.
2. Was ist bei der Steuererklärung zu beachten?
Sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ist es für die steuerliche Absetzung wichtig, dass die Dienstreise dokumentiert wird. Hierzu gehört etwa der Fahrtweg und die Dauer, welche in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden kann. Ebenso müssen alle Belege wie Tankquittungen und andere Rechnungen oder Teilnahmebestätigungen aufbewahrt werden, da diese womöglich dem Finanzamt vorgelegt werden müssen.
3. Welche Ausgaben sind absetzbar?
Grundsätzlich können bei Dienstreisen die Kosten für die Fahrt, die Unterkunft sowie für Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand steuerlich abgesetzt werden. Diese Kosten sind dann als Werbungskosten abziehbar.
Fahrtkosten
Bei der Reise mit dem eigenen PKW kann zudem eine Pauschale für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Für Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln müssen die Belege vorgelegt werden. Die Kosten sind dann vollständig absetzbar.
Verpflegungsmehraufwand
Der Gesetzgeber geht davon aus, dass auf Reisen mehr Geld für Verpflegung ausgegeben wird, aus diesem Grund kann ein Mehraufwand für Verpflegung abgesetzt werden. Dabei handelt es sich um einen Pauschalbetrag, der sich abhängig von der Dauer der Dienstreise ändert.
Übernachtungskosten
Bei den Übernachtungskosten sind nur die tatsächlichen Kosten der Übernachtung steuerlich absetzbar – Kosten für Mahlzeiten in den Unterkünften können nicht geltend gemacht werden. Sollten diese Kosten in der Rechnung inkludiert sein, müssen sie abgezogen werden.
Reisenebenkosten
Zu Reisenebenkosten zählen alle Kosten, die während der Dienstreise aus beruflichen Gründen angefallen sind. Hierzu zählen etwa Telefonate, die getätigt werden mussten, aber auch entstandene Kosten durch die Gepäckaufbewahrung.
4. Dienstreisen einfacher gestalten
Die steuerliche Absetzung von Dienstreisen ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ein komplexes Unterfangen. Meist ist es auch der Fall, dass Mitarbeiter die Reisekosten zuerst selbst bezahlen und anschließend über eine Spesenabrechnung die Kosten rückerstattet bekommen – das erfordert zusätzlich Zeit. Aus diesem Grund lohnt es sich als Arbeitgeber, sich mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auseinanderzusetzen.
Was sind Firmenkreditkarten?
Anbieter wie Moss bieten physische oder virtuelle Firmenkreditkarten an. Firmenkreditkarten können dabei von den Unternehmen oder Mitarbeitern für jegliche Verwendungszwecke beantragt werden – alle Ausgaben für diesen Zweck laufen dann über die Kreditkarte ab. Die Anzahl an virtuellen und physischen Firmenkreditkarten ist dabei unbegrenzt. Bei der Beantragung werden neben dem Verwendungszweck auch das Limit der Kreditkarte festgelegt, um Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Die Firmenkreditkarten werden in Echtzeit freigegeben und können zudem ohne Verzögerung gesperrt oder das Limit angepasst werden.
Welche Vorteile bieten Firmenkreditkarten?
Dadurch ergeben sich einige Vorteile. Im Falle einer Dienstreise können alle beruflichen Ausgaben bequem über die Firmenkreditkarte erfolgen. Somit sind alle Ausgaben auf einen Blick ersichtlich. Zudem entfällt dadurch die Spesenabrechnung, da die Mitarbeiter berufliche Ausgaben nicht mehr selber übernehmen müssen. Zu guter Letzt entfällt auch die Suche nach fehlenden Belegen. Nach einer Zahlung mit der Firmenkreditkarte können die Mitarbeiter den Beleg ganz einfach per App, per E-Mail oder per Upload in der Webanwendung hochladen. Sollte ein Beleg fehlen, bekommen die betroffenen Mitarbeiter eine Erinnerung via Slack.
Zusammenfassung und Fazit
Die steuerliche Absetzung von Dienstreisen ist sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen. Deshalb lohnt es sich für Unternehmen, sich mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auseinanderzusetzen. Diese erleichtern nicht nur das Ausgabenmanagement während der Dienstreise für die Arbeitnehmer, sondern auch die Abrechnung für die Buchhaltung.
Firmenkreditkarten eignen sich aber nicht nur für Unternehmen, in denen oft Dienstreisen getätigt werden müssen. Firmenkreditkarten bieten volle Transparenz über alle Ausgaben und durch feste Ausgabenlimits. Durch die personalisierten Firmenkreditkarten und die bestimmten Zwecke wird zudem für Übersichtlichkeit und Effektivität in der Verwaltung gesorgt. Firmenkreditkarten vereinfachen und optimieren daher allgemein die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung und sorgen für einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle.
Quellen und weiterführende Inhalte:
- Wissenswertes über Dienstreisen https://www.getmoss.com/guide/dienstreisen
- Fahrtenbuch https://www.finanztip.de/fahrtenbuch/
- Reisekosten absetzen https://www.getmoss.com/guide/reisekosten
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